Dal 2018 ho preso l’abitudine di registrare come e dove spendo il mio tempo. Ho iniziato a farlo per motivi strettamente legati alla mia sfera personale e famigliare, in un periodo nel quale il lavoro stava mettendo a dura prova la mia psiche e anche i miei rapporti interpersonali.
La domanda di fondo che mi turbava all’epoca era: dove va a finire il mio tempo? Perché non riesco a dedicarne a sufficienza alle cose che contano, sia a casa sia sul lavoro? Come posso cambiare le cose?
Un app segnatempo non risolve questo tipo di problemi e la ricerca di un proprio sistema di produttività non passa solo da una app ma da un profondo ripensamento rispetto alle proprie priorità e alla propria vita, un discorso che esula dagli obiettivi di questo post ma ho già toccato in altri pezzi che trovate qui sul blog e su Medium.
Siamo qui per parlare di app, uno strumento di aiuto al raggiungimento di questo obiettivo e oggi vi parlo di tre applicazioni (tra le tante) che ho provato per un periodo prolungato di tempo, dei loro pro e delle loro contro-indicazioni.
Time Pro
Time Pro è stata la prima applicazione (disponibile per iOS) che ho provato e che mi ha accompagnato tra il 2018 e il 2020. La app, sviluppata da iBear LLC, è la app “gemella” di Money Pro, ottima applicazione per il controllo e la gestione delle finanze personali che ho altresì utilizzato per un certo periodo di tempo.
Time Pro altro non è che una serie di cronometri, ognuno legato a una specifica attività. Attivare un cronometro significa misurare il tempo impiegato in quella determinata attività. Disattivarlo significa essere passati ad altro (e quindi verosimilmente aver attivato un altro cronometro).
Il sistema di cronometri è diviso tra attività “importanti” e “altro”, marcando una divisione netta lasciata all’importanza relativa che l’utente affida alle sue attività e abitudini. E’ possibile impostare un “budget” di tempo per ogni attività (qui il retaggio con la app gemella si sente molto), sistema che aiuta a tenere sotto controllo in particolare le cose non essenziali o il proprio workaholismo. Il sistema di reportistica è fatto molto bene, ha una funzione di export adeguata e un sistema di backup altrettanto valido. I cronometri risultano un po’ troppo farraginosi e alla lunga non è semplicissimo passare da un cronometro all’altro, una pecca di UX che alla lunga stanca.
Al contrario della sua app gemella inoltre, Time Pro purtroppo non è più supportato e l’ultimo aggiornamento risale a 3 anni fa. Con tutti gli aggiornamenti di iOS che sono avvenuti nel frattempo, chiaramente l’applicazione è diventata obsoleta e malfunzionante tanto che nel 2020 ho deciso di abbandonarla in favore di un’altra applicazione.
Blocky Time
Arriviamo alla seconda applicazione che mi ha accompagnato per tutto il 2021 e 2022. BlockyTime (iOS) della cinese Ni An (non so se sia una azienda, penso più il nome del programmatore). L’approccio di Blocky Time è completamente diverso dall’applicazione precedente.
Qui non ci sono cronometri ma “blocchi” di tempo di 30 minuti (è possibile scendere a 15 minuti ma non è una impostazione consigliata) che è possibile allocare su un numero infinito di attività, in maniera asincrona.
La UI è molto intuitiva ma vi faccio comunque un esempio: spendete un’ora correndo una 10 km, tornate e vi fate una doccia; colorerete tre blocchi, due da 30 min per la corsa e uno da mezz’ora per la doccia.
Il fatto di essere un sistema asincrono riduce di molto lo stress da cronometro, inoltre permette una copertura di 24 ore rispetto alle proprie attività, senza buchi da sistemare successivamente. Inoltre è possibile “taggare” determinati blocchi con attività ancora più specifiche (ad esempio, Tempo Libero – Lettura).
La app permette di impostare Goal di tempo su specifiche attività o tag (notare che budget e goal hanno due concetti diversi e psicologicamente le due cose arrivano in maniera diversa all’utente) con un respiro mensile, annuale o oltre. Anche in questo caso la reportistica è sufficiente per trarre le migliori considerazioni in merito al proprio tempo e alla propria attività.
La app è ben supportata (fino ad oggi) e la sua semplicità mi ha conquistato mantenendo la mia attenzione alta per ben tre anni. Se siete alla ricerca di qualcosa di semplice e senza grande stress, ve la consiglio davvero.
Timelines
La mia scelta attuale ricade su Timelines, app creata dal programmatore ceco Lukas Petr solo per iOS.
Questa app unisce secondo me la metodicità di Time.pro e la velocità di Blocky App. Anche in questo caso la funziona principale è attivata mediante cronometri che in questo caso sono più “friction less” ovvero è possibile passare da una attività all’altra con un semplice click. La versione pro consente di impostare un numero infinito di cronometri mentre la versione base solo tre.
Anche in questo caso i “goal” aiutano la gamification del sistema e la motivazione personale, permettendo un monitoraggio accurato delle attività che riteniamo più importanti.
E’ possibile ovviamente aggiustare la propria timeline a posteriori e questo forse è il punto debole della app, il passaggio più macchinoso se l’abitudine al monitoraggio non è adeguatamente consolidata.
Altro punto a favore, la app è perfettamente integrata con il sistema iOS, costantemente aggiornata ed è quindi molto semplice da usare per chi utilizza iPhone, iPad o Apple Watch. La consiglio molto per praticità e funzionalità.
Un approccio generale al time keeping
Sto riconsiderando molto il mio approccio al time keeping e in futuro potrei concentrarmi su aspetti molto precisi della mia attività. Il motivo è semplice: dopo 5 anni di monitoraggio so dove il mio tempo finisce, so dove sono le “perdite” in qualche misura e mi importa poco di quanto tempo spendo a tavola oppure di quanto tempo dedico ad attività quotidiane “standard”. Forse è bene misurarsi su aspetti specifici e considerare solo quelli.
Ad esempio: quanto tempo dedico e voglio dedicare settimanalmente alla scrittura e alla gestione di questo blog? Posso darmi un target? Posso misurarlo con questa app? Oppure posso utilizzare altri metodi?
Mi sto spingendo in questi terreni di riflessione per ottimizzare al meglio le mie necessità di vita attuali.
Ad esempio, con una campagna elettorale imminente ho dovuto “cedere” un po’ sul discorso social media anche se mi sono dato limiti piuttosto severi e concentrati su determinati obiettivi. Vale la pena tracciare questi limiti seriamente in modo da acquisire maggiore consapevolezza?
O forse meglio optare per una metodica da fixed schedule productivity, utilizzando maggiormente il time blocking e cedendo un po’ in merito al time tracking? Quindi una gestione più attiva dell’organizzazione del tempo e meno “passiva”?
Vedremo dove queste riflessioni mi porteranno.
